Création d’une base de données Access 2007

Nous allons voir dans ce tutoriel comment créer une base de données sous Microsoft Access 2007. Nous prendrons l’exemple d’une base de données du nom de « Videotheque » qui va nous permettre de gérer les données de films, séries tv…

  • Au lancement de Access cliquez sur le bouton Base de données vide :

  • Saisissez ou vous souhaitez enregistrer votre base de données en bas à droite puis cliquez sur le bouton Créer :

  • Une page apparait positionnée sur le menu Feuille de données. Cette page est divisée en 3 parties : celle de gauche liste les tables de votre base de données, à droite le contenu de la table sélectionnée enfin en haut se trouve la barre d’outils et la barre de menus :

  • Cliquez sur le 1er bouton de la barre d’outils Affichage pour basculer du Mode Feuille de données au Mode Création. Ce dernier va vous permettre de définir le nom de la 1ère table de votre base de données puis l’intitulé et le type de vos champs (=colonnes) :

  • Donnez le nom « Films » puis validez en cliquant sur le bouton OK :

  • Attention votre 1er champ est la clé primaire de votre table « Films » c’est grâce à ce champ que vous allez pouvoir lier votre table à d’autres tables par la suite. Ce champ n’accepte pas de doublons par conséquent chaque valeur qui sera entrée par la suite sera unique. La colonne Type de données définit le format des valeurs qui seront entrées dans ce champ comme par exemple des dates. Le champ Description est facultatif laissons le de côté.

  • Entrez les noms de champ suivants ainsi que leur type. Vous constatez que la clé primaire sera un numéro d’identification unique dont le champ se nomme « ID » et dont le type de données est NuméroAuto qui automatiquement va attribuer un numéro à une nouvelle entrée dans la table.

  • Repassez maintenant en Mode Feuille de données en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d’outils. Un message vous demande d’enregistrer votre table. Validez en cliquant sur le bouton Oui :

  • Il faut maintenant saisir des valeurs dans la table. Chaque ligne correspond à un enregistrement. Ne vous préoccupez pas des valeurs du champ ID elles s’incrémenteront de +1 à chaque nouvel enregistrement.

  • Entrez les enregistrements suivants (Attention le nombre de caractères par champ est limité à 255) :

  • Créez à présent une nouvelle table pour cela cliquez dans la barre de menus sur Créer puis sur Table :

  • La nouvelle table apparait dans la liste des tables sous le nom « Table1 ». Renommez la table en cliquant sur le bouton Affichage et donnez lui le nom « Amis » puis validez en cliquant sur le bouton OK.
  • Dans la liste des tables on a nos tables « Films » et « Amis » définissez les champs suivants dans la table « Amis » :

  • Repassez maintenant en Mode Feuille de données en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d’outils. Un message vous demande d’enregistrer votre table. Validez en cliquant sur le bouton Oui :

  • Insérez les valeurs suivantes dans la table « Amis » :

  • Afin d’établir une relation entre les 2 tables vous allez ajouter un nouveau champ à la table « Amis » ayant une relation avec la table « Films ». Pour cela cliquez sur le bouton Affichage et ajoutez le nom de champ « ID Film » de type Numérique :

  • Cliquez sur le bouton Affichage puis enregistrez. Saisissez maintenant les « ID Films » suivants dans votre table « Amis » :

  • Vous l’avez peut être déjà compris vous venez de déterminer quels amis ont dans leur vidéothèque les films de votre liste. Vous avez donc établi une relation entre les tables que vous allez maintenant définir dans la base de données en cliquant dans la barre de menus sur Outils de base de données puis sur le bouton Relations :

  • L’onglet Relations apparait avec une barre d’outils spécifique aux relations :

  • Cliquez sur le bouton Afficher la table de la barre d’outils la fenêtre suivante apparait :

  • Cliquez sur « Amis » puis sur le bouton Ajouter et idem pour « Films » puis sur le bouton Fermer les tables apparaissent avec leurs champs respectifs :

  • Maintenez le clic gauche sur le champ « ID » de la table « Films » et glissez le champ vers la table « Amis » au niveau de ses champs peu importe lequel. Relâchez votre clic gauche la fenêtre suivante apparait :

  • Le champ « ID » de la table « Films » est celui qu’on a glissé à l’étape précédente par contre celui de la table « Amis » est « Prénom ». Modifiez le champ en cliquant dessus puis en cliquant sur la petite flèche se situant à droite du nom du champ et sélectionnez le champ « ID Film » :

  • Cochez Appliquer l’intégrité référentielle. En effet cette option permet d’effectuer un certain nombre de contrôles, pour assurer la cohérence interne de la base de données :

  • Cochez Mettre à jour en cascade les champs correspondants. Cette option permet de propager les mises à jour d’une table à une autre comme les changements de nom…
  • Effacer en cascade les enregistrements correspondants est une option à utiliser avec prudence en effet la suppression d’un élément peut provoquer la suppression de plusieurs autres situés dans l’autre table. Elle est cependant utile selon le contexte. Cliquez sur le bouton Créer vous allez constater qu’un lien est apparu entre les 2 tables :

  • Le 8 couché du côté de la table « Amis » est le symbole infini, du côté de la table « Films » il y a le chiffre 1. On le traduit par : 1 film peut être en possession de 1 ou plusieurs amis. Faites maintenant un clic droit sur la table « Films » puis clic gauche sur Ouvrir dans la liste des tables à gauche pour ouvrir la table « Films ». On remarque la présence de cases avec un + à l’intérieur au début de chaque enregistrement :

  • Cliquez sur la case du premier enregistrement et vous allez obtenir la liste des amis qui ont en leur possession le film « Ip Man » :

  • Ajoutez « Guillaume » de « Paris » on remarque que son « ID » est « 11 » l’incrémentation a fonctionné :

  • Ouvrez la table « Amis » on constate que « Guillaume » de « Paris » a bien été ajouté :

Vous savez maintenant créer une base de données avec Microsoft Access 2007 !

Cliquez ici pour télécharger la base Access en fichier compressé.

Nous découvrirons dans un prochain tutoriel comment exploiter une base de données avec le langage SQL.

Tutoriel réalisé avec Microsoft Access 2007 le 8 Décembre 2011